La loi 1.482 du 17 décembre 2019 relative au bulletin de paye électronique a permis une avancée importante dans la digitalisation des employeurs, nous vous proposons un rappel sur les règles et les obligations en vigueur concernant la mise à disposition des bulletins de salaire aux employés.
Depuis plus d’un an maintenant le bulletin de salaire électronique a donc été légalement admis à Monaco, cependant, cela ne veut pas dire que chaque employeur peut simplement envoyer les bulletins de salaire par e-mail, cela implique certaines obligations techniques que nous allons vous détailler.
Rappel de la loi 638 du 11/01/1958
L’article 2 prévoit que l’employeur est tenu de remettre aux salariés une pièce justificative dite « bulletin de salaire ».
Ce document doit être transmis sous format papier.
Que change la loi 1.482 du 17/12/2019 ?
La loi indique simplement que « sauf opposition du salarié, la remise du bulletin de paye peut être effectuée sous forme électronique, dans les conditions prévues […] par arrêté ministériel ».
Quelles obligations prévoit l’arrêté ministériel 2019-1088 du 20/12/2019 ?
1/ L’employeur doit formellement informer le salarié de sa volonté d’émettre les bulletins de salaire au format électronique, ceci dès l’embauche ou un mois avant la première émission du bulletin électronique.
2/ Le salarié peut refuser immédiatement ou ultérieurement en informant l’employeur par lettre recommandée ou remise en main propre contre décharge.
3/ Le bulletin de paye électronique (BPE) doit être cacheté ou signé électroniquement par l’employeur ou le cabinet comptable afin de garantir l’intégrité du document.
4/L’employeur doit assurer une communication privée et sécurisée du BPE.
5/ Le BPE doit être aisément et à tout moment accessible pour le salarié depuis un poste informatique pendant une durée minimale de 5 ans à compter de son émission.
6/ Un poste informatique et une imprimante doivent être mis à disposition des salariés afin de leur permettre d’imprimer le bulletin de salaire s’ils le souhaitent.
Nous constatons donc que la digitalisation du bulletin de salaire ne peut se faire sans l’information et l’accord des salariés et sans des outils spécifiques pour la signature/cachet du bulletin de salaire et sa mise à disposition sécurisée et pérenne.
L’envoi du bulletin de salaire par email ne peut répondre aux exigences de transmission sécurisée et d’accessibilité.
Attention : la loi prévoit que l’employeur s’expose à une amende pouvant aller de 75€ à 200€ par infraction constatée (une infraction = un bulletin non délivré ou mal délivré).
Quels choix s’offrent à vous et comment le cabinet Tony Guillemot peut-il vous aider ?
1/ Continuer à remettre les bulletins de salaire au format papier à chaque salarié
Vous avez effectué cette tâche depuis toujours donc pourquoi changer ?
Voici une liste d’inconvénients de cette méthode :
- Impression des bulletins papier = perte de temps + consommation de papier + consommation encre + nécessité d’imprimer sur une imprimante dédiée ou personnelle + nécessité de conserver ces documents en toute confidentialité
- Remise par envoi postal = perte de temps + frais d’expédition + risque de perte de courrier + risque d’erreur de destinataire
- Remise en main propre = perte de temps + problème planning des salariés absent/télétravail + risque d’erreur de personne + consultation du bulletin papier sur le lieu de travail en présence de collègues + questions relatives aux bulletins de paye (calcul, date de remise, date de payement…)
- Accessibilité et conservation : document papier facile à perdre (mal rangé, incendie, inondation, déménagement…) et donc risque de demande de réimpression (perte de temps).
Cette solution, malgré ses inconvénients est tout à fait légale donc vous pouvez très bien continuer sauf si vous souhaitez bénéficier des avantages d’une solution plus facile, plus sécurisée et moderne.
2/ Utiliser les outils digitaux du cabinet Tony GUILLEMOT (coût compris dans notre mission)
Depuis le début de l’année, le cabinet Tony GUILLEMOT met à disposition de ses clients des outils digitaux qui vous permettent entre autres de bénéficier :
- D’un accès à tous vos documents via notre plateforme sécurisée IGED
- D’un espace de dépôt de documents avec IDEPOT
- D’un module de saisie des informations de salaire grâce à IPAIE
- D’une application permettant à vos salariés de pouvoir faire leurs demandes de congés et/ou d’avoir accès à leurs bulletins de salaire : ISALARIES
ISALARIES peut répondre à tous les critères légaux qui vous permettraient d’instituer le bulletin de paye électronique comme norme au sein de votre organisation :
- Accès sécurisé au compte personnel du salarié
- Conservation des documents dans le temps
- Possibilité pour le cabinet de signer/cacheter les bulletins de salaire
Le service ISALARIES est bien entendu lié à l’exécution de la mission sociale du cabinet Tony GUILLEMOT, cependant, en cas de fin de mission nous nous engageons sur simple demande à vous restituer les bulletins de salaire électroniques en notre possession afin de vous permettre de tenir votre obligation de conservation des bulletins de salaire électronique pendant une durée minimale de 5 ans.
3/ Utiliser les services d’un prestataire externe
Nous pouvons vous recommander un prestataire spécialisé, la société ACTIS, dans la mise à disposition de coffres-forts électroniques sécurisés, notamment pour les salariés, afin de mettre en place le bulletin de paye électronique.
Cette solution a l’avantage :
- de ne pas être liée à votre mission sociale auprès de notre cabinet.
- de vous donner accès à un coffre-fort électronique sécurisé, que vous pouvez aussi utiliser pour d’autres choses que le seul stockage des bulletins de paye électronique.
Le coût de ce service peut être évalué sur demande.
N’hésitez pas à contacter le cabinet Tony GUILLEMOT afin d’être accompagné au mieux dans ces démarches.
Contact :
Nicolas PIETRI
Responsable Service Social
(+377) 92 00 20 30